6.1 Follow Up Managementletter Accountant
Over het jaar 2021 is er door accountant Deloitte een interim controle uitgevoerd. De bevindingen en
aanbevelingen van deze controle zijn verwerkt in de managementletter. Wij geven een update van de
stand van zaken met betrekking tot de opvolging van de aanbevelingen.
In onderstaande tabel staat de status per aanbeveling weergegeven:
Onderwerp bevinding | Aanbeveling | Status | Status per 1 mei 2022 |
|---|---|---|---|
Inkoop en aanbesteden | Het inkoopproces in zijn geheel aan de voorkant borgen. | Conform planning in ontwikkeling | Er is een start gemaakt met de follow up van de aanbeveling en de adviezen daarin. Een eerste stap is dat het plan van aanpak voor een verplichtingenadministratie is goedgekeurd door het Centraal Management Team (CMT). Het stappenplan om te komen tot een organisatiebrede aanpak is ook in het plan van aanpak meegenomen. |
Inkoop en aanbestedings-beleid | Actualiseren inkoop- en aanbestedingsbeleid in lijn met de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen. | Gereed | Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is op 02-11-2021 vastgesteld door het college. Op 07-12-2021 vastgesteld door de raad. |
Personeel en salarissen | Systeemtechnische functiescheiding tussen invoer en controle in te richten voor uitdienst- en overige mutaties. | Gereed | Vastgesteld is dat de controletechnische functie met ingang van 2021 via de workflows is ingeregeld in het proces van uit dienst en de overige mutaties. |
Financiële verslaglegging - Memorialen | Detectief achteraf steekproefsgewijs controles uitvoeren op memoriaalboekingen door interne controlemedewerkers. | Nieuwe aanbeveling Managementletter 2021 | De interne controle op memoriaalboekingen wordt in de (1e) lijn georganiseerd. Het zogeheten 4-ogen principe, op basis van een steekproef. |
Treasury | Evalueren of het Treasurystatuut 2016 geactualiseerd dient te worden en de raad hierin te betrekken. | Nieuwe aanbeveling Managementletter 2021 | Er zijn voorbereiding getroffen voor de actualisatie van Treasurybeleid. Aanvullend worden de beleidskaders (leningen en garanties/ subsidie oefenveldverlichting/ lening nieuwbouw clubgebouw en beleidskaders buitensportaccomodaties) hierbij meegenomen. Het doel is om dit in het 2e halfjaar van 2022 met betrokkenheid van de raad voor te bereiden voor besluitvorming door college en raad. |
Frauderisico-analyse | Geen aanbeveling; accountant toetst in de jaarrekeningcontrole 2020 de werking van de nieuwe kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2024. | Conform planning in ontwikkeling | De frauderisicoanalyse is onderdeel van de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2024. Dit beleidsstuk is op 17 november 2020 in de raad vastgesteld en in Q1-2021 is de risicoanalyse vernieuwd op basis van de nieuwe uitgangspunten. In deze analyse zijn ook fraudeaspecten aan bod gekomen en waar relevant als risico opgenomen. |
In november 2022 zal Deloitte de interim controle over het jaar 2022 uit gaan voeren. Nadat de
managementletter van deze controle in begin 2023 definitief wordt gemaakt, zal dit rapport gedeeld
worden.